上司に評価される「議事録／議事メモ」の書き方・作り方のポイント3点

議事録はビジネスの基本。

議事録は目的を考えよう

ある程度大きな組織になると、議事録を作るスキルが重宝されます。

議事録はただその場の議論を記録するものでしかありません。

しかし、意外と「議事録が上手く作れない」と悩んでいる人がいます。

ちゃんと構成さえ分かれば、議事録を上手く作れるようになりますし、上司にも認められやすくなります。コストパフォーマンスの良いスキルの１つです。

まず目的を考えて、それからどうやって作るかというツールの話を考えましょう。

「大きなところから小さな部分に落とし込む」という思考ステップを踏めば、まず失敗することはありません。

「議事録をとっておいて」と上司に言われたら、まず考えるのが「深さ」です。

だいたい上記のどれかになります。

「逐語録」は、一言一句漏らさず、ICレコーダーの文字おこしのように記録するものです。マイクロマネジメントの好きな上司か、かなりカタい契約の時などに使われることがあります。

「発言の大筋」は、一番よくあるパターンで、誰が、だいたいどんなことを言ったのかメモするものです。大意が伝われば、一言一句あってなくてもOKです。あとから上司が見直して「そういやそうだったな」と思い返せればOKです。

「メインメッセージのみ」は、相槌や確認等、無駄口をたたいた人の発言は無視して、決定事項が決まるまでの流れをメモするものです。数行で終わる場合も多いです。

「決定事項・TODOのみ」は、本当に「来週月曜日までに誰がこれをやる」といったメモ書きのみです

いずれも、一長一短があります。

議事録は時間がかかるため、いかに時間をかけずに、目的を達成できるか。できるだけミニマムなものにしましょう。

議事録のコツは、会議に入る前にフォーマットを作成しておくことです。

例として、こういった項目を書き出しておくとよいでしょう。

こういった話をまとめていくと、

議事録／議事メモをとるときは、最初にイメージすることが大事です。

議事録を作る意味は３つあります。

上司への報告用としてだけ考えるのはもったいないです。打ち合わせ相手へ「こういうことでしたよね？」「あなたの担当はこれですよ？」とリマインドすることは、かなり効果的です。

相手が動いてくれるので、上司も満足することでしょう。

議事録を送付する時には、宛先を間違えないようにしましょう。

また、議事録を送信する時は、無駄に大きなファイルサイズの写真等を貼りつけず、できるだけ小さいファイルサイズのメモを添付して送付することがマナーです。

議事録に使えるツールは沢山あります。確認しましょう。

基本はノートにボールペンでメモ書きをしたものを、PCで後から書き起こすという単純作業です。しかし、これだとかなり時間がかかってしまう上に、覚えてないという事態も引き起こされます。

次に使えるのがワードパッドやメモ帳です。しかし、これらはPCを開いて使える状況でなければ意味がありません。

最近だとスマホアプリも沢山ありますが、ICレコーダーが極めて便利です。ああ、忘れたという事態を防げます。また、英語の議事録をとる際には必須になるでしょう。

ディスカッション形式なら、ホワイトボードなどを使うという手もあります。実際に議論自体もよく進むようになります。それをカメラに取るだけで議事録になります。

個人的には、Microsoft One Noteが気に入っています。これは、自由に他社とも共有できるし、自分だけのメモ書きとしても使えるツールです。

議事録のコツは、後から誰が見ても分かるようにしておくのがポイントです。

あなたの評価をする際に上司の上司が見たとき、2年後に後任の担当者が見たとき、取引先の下請けさんが作業を実施するとき・・・誰がみても分かりやすい書き方にしておきましょう。主語と述語を明確にしましょう。

では！