海外出張を予定している人は、ぜひこの記事をシッカリ読んで下さい！
海外出張に必要なモノを３つに分類！
海外出張で準備しておかなければならないことは、大きくカテゴリー分けすると3つあります。
荷物と書類準備→準備編
空港の仕組み→理解編
英語力やプレゼン→勉強編
今回、3つのパートで説明します。
自分が必要だと思うところをピックアップして、じっくり読み込んで下さい。
準備編
準備は早めにスタート！
海外出張って、意外と「さらっと」依頼されます。
なので、結構、準備を忘れたり不十分になったりする人が多いのです。
なぜか？
なぜなら、海外出張って、マネージャークラスになると「よくあること」だからです。
でも、ペーペーの平社員からすると「3年に1度あるかないか」位の大仕事です。
ポケーっとしてると、準備できないままグズグズで当日を迎えてしまいます。
上司から「こういう準備しとけよ」と指示が来るのを待ってはいけません！！
自分で「これも必要ですか？」と確認しておく。この自主性が大事です。
海外出張の場合、パスポートなどの公的な手続きが発生することがあります。
なので、2か月前から準備スタートしても遅いくらいです。
さぁ、始めましょう。
まず「パスポート」を確認！
パスポート持ってますか？
パスポートは各国の政府が海外渡航する人に発行する国籍等の証明書です。「旅券」とも呼ばれます。
海外出張の前には、必ずパスポートの「有効期限」を確認して下さい。
なぜなら、有効期限が半年未満だと出入国できないケースがあるからです。
有効期限が半年未満なら、すぐにパスポート再申請しましょう！
出発するときに、有効期限が切れてて出張できないトラブルがあると、取引先や社内に大迷惑をかけることになります。そしてキャリア評価で大きく減点されます。
パスポートを持ってない人は速攻で申請しましょう。申請には最低１ヶ月を見込んでおきましょう。
再申請なら２週間位で完了しますが、ビザやその他の処理で遅くなるリスクがあります。
「ビザ」が必要かどうか確認！
ビザって何でしたっけ？
ビザとは、出張先の国が我々に対して発行する入国許可書です。「査証」とも呼ばれます。
パスポートとビザは違うものです。
パスポートだけしか持ってないのに「私はビザ持ってますよ！」等とトンチンカンなことを言わないようにしましょう。
ビザは毎回申請で、パスポートの「査証」ページにシールかスタンプで貼付されるものです。
写真はWikipediaから。
ビザは必要な国と不要な国があります。
例えば、日本からアメリカに行くときは不要（パスポートだけでオッケー）、日本からロシアに行きたいなら必要（パスポート＋ビザ）になります。国同士の交流関係によって変わるようです。
ビザの要否は毎回確認しましょう。正式には大使館・領事館に個別確認が必要ですが、外務省ホームページにも書いてあります。
https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/visa/tanki/novisa.html
航空券とホテルを予約しよう！
航空券とホテルが一番お金がかかります。
まずは会社が提携している旅行代理店の有無を確認しましょう。
JTBやHISのような大手だと望ましいです。
お金だけでなく、情報漏洩や危機管理の観点からも仲の良い代理店を通じて購入した方が色々とお得です。
会社提携の旅行代理店を使っているのであれば、そちらの社内マニュアルを先輩から入手しましょう。
旅行代理店の予約アドレスに「いつ、どこの国に行きたいです、航空便とホテルの選択肢を教えて下さい、支払いは会社に請求して下さい。」こうメール送信するだけでオッケーです。非常に簡単。
会社に提携旅行代理店がない場合、自分で探すしかありません。
基本的な方法は3つあります。
①自力で探して直接予約
②現地の旅行会社に依頼する
③オンライン旅行会社を使う
スタンダードな方法は①です。別々に予約をするという方法です。JALやANAで日程検索して飛行機を予約、そして現地ホテルを適当に見繕って、Webから予約。この方法が実は安くなることが多いのですが、メチャクチャ面倒です。LCC（格安航空会社）を使うのも、初心者にはリスクが高いと言えます。
もう一つが、②現地の旅行会社経由で予約する方法です。上手くやれば一番安上りになると思いますが、英語に自信がない方にはお勧めしません。
一番簡単かつオススメな方法が③で、オンライン旅行会社（Online Travel Agency）OTAと呼ばれる会社経由で予約するものです。Expedia（エクスペディア）やホテルズドットコム等です。
ただし、OTAは大手旅行代理店よりパワーが弱いため、旅行シーズンの時には①②で予約する時より高くなるケースがあります。OTAのメリットは「英語を使わず、サクッとWebだけで予約できる」ところです。
お土産リストを作ろう！
「お土産リスト」を早めに作っておきましょう。
出張先から帰る間際、空港で一番慌てるのが「お土産に何買えばいいんだっけ？」です。
海外出張の時にお土産を全く買わない人もいますが、良くありません。
会社の人はお土産を渡すとコミュニケーションが捗ります。
是非、お土産リストを作りましょう。
お土産リストは厳密に必要はありません。
＜例（営業部所属の場合）＞
- 営業部 15名 お菓子
- 営業サポート部 10名 お菓子
- 営業部のお局様 1名 個別土産
- 営業部の後輩 2名 個別土産
- 家族用 お菓子
- 自分の妻 個別土産
- 自分の息子 個別土産
- 親友 1名 お菓子
こういったザックリした書き方でオッケーです。
「お菓子」と書いているのは、クッキーやチョコレートの詰め合わせセットをイメージしています。ほとんどの国で、帰り際に空港で買うことができるため、旅行中は考える必要がありません。帰りがけに買いましょう。
また、「個別土産」と書いているのは、人形や現地の有名お土産等です。イギリスだとフォートナム＆メイソンの紅茶、ロシアならマトリョーシカ、タイならアンヤダルのキャンドルなどでしょうか。こちらは個別に旅行中に買いに出かける必要があるケースが出てきます。お店の場所は確認しておきましょう。
こういった情報は「旅行ガイド」に書いてあるため、絶対ガイドは買ってイメージしましょう。
旅程表（Itinerary）を作ろう！
必須ではありませんが、旅程表（Itinerary/アイティネラリー）を作って印刷しておくとメチャ使えます。
エクセルで作ることをオススメします。
月日・時間・場所・人・何をするか、あたりを行列に記載してまとめます。
自分だけでなく上司も一緒に移動する場合などに特に有効になります。
荷物を準備しよう（2週間前）
2～3週間前には購入しておくべきものがあります。
荷物を入れる「トランク」と「移動用鞄」です。
初めての人はトランクを持っていないことが多いです。
オススメの出張トランク
トランクを買うときに迷うのは「容量（大きさ）」と「ハード／ソフト」です。
ぶっちゃけ、それ以外はさほど変わらないので、どのブランドでも変わりません。
結論から言うと、大きさは「70～100リットル」をオススメします。
これは「1週間滞在程度」を想定した「大きめタイプ」と呼ばれるものです。
普通、海外出張する際には2～3日で行くケースはあまりありません。
せっかく行くのですから1週間は行くでしょう。
大は小を兼ねる、ということで大きめタイプをオススメします。
現に私は大きめタイプだけを持っていますが、短期出張で面倒を感じた事はありません。
また、トランクは外側が固いハードタイプと、柔らかいソフトタイプがあります。
私は個人的にソフトタイプをオススメします。
なぜなら、ハードタイプだと割れたり欠けたりするリスクがあるからです。
海外の空港における荷物預入は荒く取り扱われることがあります、そういう時にキズがつきにくい、壊れにくいのがソフトタイプだと言われています。
スーツケースを買うときは、サムソナイトを一番おススメします。
もっと沢山の種類を比較したいときはコチラも参考にして下さい。
https://fashion.pintoru.com/suitcase/popularity-top-picks/
オススメの出張用バッグ
出張用バッグも必須です。
トランクは空港に預けますが、出張用バッグは預けません。
ずっと肌身離さず持っていく、貴重品を入れておくものです。
通勤時バッグとの違いは「容量が必要」だということです。
- ノートパソコン
- パソコンの電源
- 携帯電話
- 携帯電話の電源
- パスポート
- 旅程表
- 航空券
- 財布
- サブ財布
- ノート
- ペン
- 薬
こういったものを入れておいて、海外出張中ずっと持っておくことになります。
「普段の通勤バッグでいいや」と思っていたら大失敗するので注意して下さい。
何を買えばいいか分からない！という場合は下記を買って下さい。
大容量で海外出張向きなので一番のオススメです。
荷物を準備しよう（1週間前）
1週間前にチェックすることは1つだけです。
「着るモノ」です。
- スーツ上下（1週間なら2着程度）
- カッターシャツ（1週間なら5着程度）
- Tシャツ（1週間なら7着程度）
- 靴下（1週間なら5足程度）
- 革靴（1足）
- 私服（上下1セット）
- 私服用の靴（基本革靴で代用、入れるとしても1足）
- 上着（寒い時期なら）
- 薄い上着（あったらフライトで役立ちます）
特に、スーツ類は準備しておきましょう。
カッターシャツとTシャツは、海外出張の機会に新しいものを追加購入してもいいかもしれません。
カッターシャツ等は近くの青山やはるやまで購入する程度でいいと思います。
荷物を準備しよう（当日）
当日、考えるのは2つだけです。
- 海外用コンセントプラグ
- 海外紙幣
海外用コンセントプラグを、事前に購入しようと奔走する人がいますが、間違っています。
海外用プラグは空港（羽田・成田等）で売っています！！
出発する直前に空港で買うのが最もスムーズです。
「お金」も空港で両替しましょう。
テクニカルに言うと、国内空港で両替するレートより、向こうの国の空港で両替した方がレートがお得です。
ただし、初心者なのであれば、向こうの国でアタフタしてしまう可能性があります。
割高ですが、出発前に3万円程度を海外紙幣に両替しておくことをオススメします。
3万円分あればどこの国に行っても、短期間何とかなります。
あと、実際にプラスで3万円程度、日本円でバッグやトランクに忍ばせておくことをオススメします。盗難対策です。
また、財布にはクレジットカードを入れておきましょう。
逆に、国内銀行のキャッシュカードは家に置いていきましょう、盗難されると厄介です。
理解編
イメトレが何よりも大事！
まず、イメージトレーニングをしましょう。
現地の地図をアタマに叩きこみましょう。
また、お土産のイメージをしておくことも大切です。
他にも、チップの必要性や電車の乗り方等、知っておくべきことは沢山あります。
そういったことを知るために、次のどれかは買っておきましょう。
- 地球の歩き方
- るるぶ
- まっぷる
正直、どれでもいいです。
地球の歩き方は分厚いので、持ち運びやすいのは「るるぶ」か「まっぷる」でしょうか。
私は、今後、何回も行くことになりそうな国は「地球の歩き方」、1回限りかなと思ったら「るるぶ／まっぷる」を買うようにしています。るるぶとまっぷるは直感で好みの方を買っています。
航空会社の種類を知っておこう
日本の大手航空会社は「JAL（ジャパンエアライン；日本航空）」と「ANA（オールニッポンエアウェイズ；全日空）」です。この2つを知っておけば問題ありません。
JALの方が、座席の種類が充実しています。広い座席、ファーストクラスに近い座席など、色々あります。
ANAはサービスが充実しています。空港でのトランク預けサービスや、マイルの使いやすさなどが上だと言われています。
運賃や便数にそこまで違いは無いため、どちらでもOKです。
おすすめしませんが、LCC（ローコストキャリア）もあります。サービスを落とした格安航空会社のことです。「ジェットスター」「ピーチ・アビエーション」「バニラエア」等があります。
搭乗クラスとは？
国際線は大きくクラスが3種類に分かれています。「エコノミークラス」「ビジネスクラス」「ファーストクラス」の3つです。
日本～ヨーロッパ路線でイメージすると、ファーストクラスは250万円、ビジネスクラスは100万円、エコノミークラスは50万円位です。普通のサラリーマンがファーストクラスを使うことはないでしょう。
ビジネスクラスは＋50万円することもあり、リクライニング付の広い座席、豪華な食事、無料のアルコールやデザート類、ハイヤーの送迎サービス等、ファーストクラスと近いサービスを受けることができます。
ビジネスクラスの一番のオイシイところは「空港でラウンジが使い放題」だということです。
空港は待ち時間が長いです。そういう時に空港には「ラウンジ」がついています。
ビジネスクラスだと、頑張ろう！と思えますね。
色々な空港のラウンジを探すのも旅の楽しい所です。
マイル／マイレージとは？
マイレージとは、航空会社のサービスの1つです。
マイルとは、マイレージのポイントのことです。
飛行機に乗ると、マイルというポイントが貯まり、そのマイルを無料航空券や搭乗クラスのアップグレードなどに交換することができます。
お店のスタンプカードがマイレージ、スタンプ1つ1つがマイルだということです。
通常、入会金や年会費は無料です。
また、マイレージは航空会社の系列によって違います。
要するに、JALマイレージで貯めても、ANAの航空券を安くすることはできないということです。
何回か海外出張行くと、国内旅行一回分くらいのマイルが貯まるため、海外出張の際には必ずマイレージ登録しましょう。
「トランジット」とは？
1回で目的地につかず、別の空港に立ち寄ることを「トランジット」と言います。
私がロシアに行った時はフィンランドのヘルシンキ空港に立ち寄りました。
この立ち寄り空港で、30分から数時間程度、次の便を待つことになります。
トランクは持ち出せません、空港の外にも出られません。移動用バッグでしのぐことになります。
貴重品を紛失しないようにしましょう。
厳密には、同じ飛行機で続けてフライトすることを「トランジット」、違う飛行機に乗り換えることを「トランスファー」と言います。ですが、両方ひっくるめて「トランジット」と言ってる人がほとんどです。（外国人にもトランジットで通用します）
「ハブ空港」とは？
トランジットの起点になっている空港のことを「ハブ空港」と呼びます。
その地域のハブになるためメチャクチャ巨大な空港だと理解して下さい。
アメリカならシカゴのオヘア空港、アジアならシンガポールのチャンギ国際空港、中東ならドバイのドバイ国際空港、ヨーロッパならドイツのフランクフルト空港などです。もっとあります。成田国際空港もハブ空港です。
「コードシェア便」とは？
たまに、自分の航空券番号が「JL●●●●」なのに、空港の画面には「LH●●●●」等という別のコードが表示されていることがあります。これがコードシェア便です。
コードシェア便とは、一つの定期航空便に複数の航空会社の便名を付与して運航される便を指します。 共同運航便とも言われます。
なので、便名だけ覚えていても、空港で「あれ？自分の便はどれだっけ？」となるため、ちゃんと出発時間も覚えておきましょう。
「出国」の流れを知っておこう
空港についたら、やることが5 つあります。
- 搭乗手続き（Check-in）
- 荷物預入れ（Baggage deposit）
- 保安検査（Security Check）
- 出国審査（Immigration）
- 搭乗（Boarding）
荷物（トランク）を預け入れると、向こうに到着するまで戻ってきません、注意しましょう。
「入国」の流れを知っておこう
向こうの空港についたら、やることが4つあります。
- 検疫（Quarantine）
- 入国審査（Immigration）
- 荷物の受け取り（Baggage Claim）
- 税関（Customs）
勉強編
海外出張の目的を再確認しよう
あなたは上司から選ばれて、会社の費用で海外出張に行くことになっています。
しかし、それ以外に「海外出張に行けなかった人たち」も沢山いるのです。
営業して契約をとることが目的か？
プレゼンすることが目的か？
現地の方と顔見知りになって人脈づくりをすることが目的か？
市場調査をすることが目的か？
プレゼンが目的の場合
プレゼンが目的の場合、しっかり準備して下さい。
パワーポイント等で資料を作り、読み込む英文を作成。
その上で、予行演習をしておくことをオススメします。
ブース営業が目的の場合
営業が目的の場合、商品・サービスのサンプルをシッカリと説明できるようになっておきましょう。
同じ商品でも、言い方を変えて説明できるようにしましょう。
また、「よくありそうな質問リスト」を作って、それに英語で回答しておくとよりよいでしょう。
飲み会が目的の場合
飲み会が目的の場合、体調を崩さない様にしましょう。
また、飲み会のネタを必ず用意しましょう。
- 自分の仕事の経歴
- 自分の出身地
- 今流行していること
- スポーツの話題
こういったことくらいはサクッと話せるようになっておきたいものです。
特に、サッカーやラグビー等のスポーツネタは知っておくと必ず役に立ちます。
英語の「付け焼刃」勉強法
しないよりマシです。
こういった記事も参考にしてみて下さい。
