会社の電話応対が苦手な人が、緊張しないで上手く対応できるコツ5つ

電話応対は基本の「き」です。

電話応対が苦手な人は多い!

電話応対が苦手だ、好きではないという人がかなり多いです。

いきなり会社に電話がかかってきて、用件を聞くアレです。

調査によると20代の60%以上が電話応対が苦手だそうです。

しかも、他の世代でも半数が「苦手」だといいます。

要するに、電話応対なんて面倒なこと、みんなしたくないということですね。

ただし、電話応対はビジネスの基本です。

誰かがやらなくてはいけません。

逆に言うと、電話応対できれば出世コースに乗りやすくなるということです。

こんな美味しい話はありません。

ぜひ克服しましょう。

電話応対のコツ5つ

①イメトレしておく

電話応対に慣れるには、イメージトレーニングが一番いいです。

電話応対の流れは実はワンパターンしかありません。

  1. 自分の会社名と名前を話す
  2. 向こうの会社名と名前を聞く
  3. 用件を聞く
  4. 担当者に電話を渡す
  5. 渡せない場合は、連絡先を聞く

たったこれだけです。

担当者に電話を渡したら、その後にやることはありません。

楽なものです。

また、担当者に電話を渡せなかった場合でも、結論は2パターンしかありません。

  1. (担当者から)電話してほしい
  2. (電話かけてきた人から)また電話する

どちらかです。

まずは「株式会社XXXXのSSSSでございます!」から発声練習しておきましょう。

それだけで8割なんとかなります。

②専用メモ帳を買う

さて、でも「電話受け答えしてると頭が真っ白になります!」という人が多いです。

そういう時に役立つのが「メモ帳」です。

最近は伝言メモが売ってるので、それに書いていけばいいのです。


コクヨ メ−83 メモ 150×106mm 再生紙 80枚 伝言メモ 20冊セット / Kok617

これを買っておけば、電話しながら「あ、これ聞けてないな」と思えます。

使えるツールです。

③自信をもって喋る

一番が自信をもって話すことです。

電話してる間はあなたが会社の代表です。

ぼそぼそ喋るより、はきはき喋る方が受けがよくなります。

最初は自信なさげでもいいので、声を大きく、はっきりわかるトーンで話していきましょう。

④すぐに誰かにボールを渡す

ポイントは「誰かに渡す」です。

自分で面倒な人と電話を続ける義理はありません。

担当者や上司にブン投げるのがベターです。

対応をミスって怒られた場合、メモする内容をわすれた場合は、素直に謝りましょう。

いいんです。最後は上司の責任ですし、担当者レベルに電話が1本入らなくったって会社が傾いたりしません。

特に、クレーマーから電話がかかってきたら、自分でずっと受け続けるのは得策ではありません。

目線で近くの席の人に困った顔をしながら、小声で「どうすればいいでしょう」などと相談して下さい。

⑤在籍情報は必ず確認

よくあるのが「担当者が会社にいるのかどうかわからない」です。

そういうときのために、Outlookや出社ホワイトボード等をすぐに見に行ける体制にしておきましょう。

できれば、毎日朝イチ、だれがいるのかいないのか、確認しておきましょう。

稀にあるのが「電話の転送方法がわからない」です。

在籍階が違うと電話を転送しないといけません。

そういったときには「*8をプッシュしてから4階なら004をプッシュ」等、その電話機の転送方法をあらかじめ知っておくことです。

電話応対が上手くなる本

もっと詳しく知りたい!という場合はこの本をオススメします。

電話応対のルールとマナー


電話応対のルールとマナー【電子書籍】[ 北原千園実 ]

この本は画像が沢山あるため、イメージトレーニングに向いています。

特に女性目線で書かれていることが多いですが、男性もかなり参考になります。

どう喋れば「美しく」聞こえるのか?

国語の問題でもあるけど、そういった細かいところまで知りたい人は買いましょう!

電話応対が楽しくなる裏技

個人的には、電話応対は結構好きです。

なぜなら、その部署のキーカスタマーが誰か分かるからです。

私は20代の時、異動するたびに、その部署で必ず一番に電話を取っていました。

そして、連絡してきてくれた人のリストを作っていました。

そうすると、誰がメインの顧客なのか(社内外含め)わかります。

そして部長や課長と話す時に「最近A社さんよくかけてきますよね~」等と話題ができます。

最終的に「お!君は分かってるな、A社さん最近業績低迷してるから必死なんだよなー」等と更に深い情報を得ることができます。

21世紀でも、まだまだ電話はコミュニケーションの要(カナメ)です。

要領を得て出世コースに乗りましょう!

もっと出世したい方はコチラの記事も見て下さい。

出世する人・しない人の特徴5つ
大企業の社長・役員になれる人の特徴・行動パターン14つ