話が分かりにくい人は出世しません。
目次
話が分かりにくい人は損をしている
一生懸命説明しているのに、なぜか相手が理解してくれない。
サラリーマンにとって「わかりやすく話せる」ことは重要なスキルの１つです。
逆に分かりにくい話し方をしていると、仕事がスムーズに進まないだけでなく、出世や昇進の評価でかなり損をしてしまいます。
当然です、いかに素晴らしい知識やスキルを持っていても、相手に伝わらなければ組織として全く意味がありません。
ちなみに、意外とかなり多くのサラリーマンが自分をコミュ症だと思っています。
こう考えると、4割の人は話し方を考え直す必要があるるのかもしれません。
ネットや本で言われている「話しが分かりにくい人の特徴」を再度まとめなおしました。
ここで書かれている話を「逆張り」すれば、話がうまくなります。
話が分かりにくい人の特徴と改善方法６つ
①結論を先に言わない
「あなたの結論」を先に言いましょう。
これはビジネス書等では「基本のき」ですが、できてない人がかなりの割合でいます。
なぜ、結論を先に言わなければならないのかというと、3つあります。
- 上司は忙しい
- 普通、最後まで聞いてもらえない
- インパクトがある
一番の理由は「上司は忙しい」です。30分時間を取ったとしても、話している次の瞬間に取引先から連絡があって打ち合わせが中断するかもしれません。
最初に結論を話していると「分かった、その契約書にサインしていいよ。」「待て、議論が足りない。その取引先との商談開始は控えておいてくれ。」等と指示を残して去ってくれるはずです。
逆に、結論を話していないと、何も決まらないまま終わります。
もう一つが「普通、最後まで聞いてもらえない」です。
少人数ではなく大勢での議論の場合、最初に結論を話さないと、聞いてもらえません。
ほとんどの人は、10分経ったら集中力が切れます。そのくらい、普通の人間の集中力は低いものなのです。
最初の1分が全てなのです。
最後に「インパクトがある」です。
単純に最初に結論を言うとインパクトがあります。これの何がいいかというと、話し方が上手いと思われることです。
そのあとのほとんどのやり取りがヘタクソだったとしても、最初に結論を話すだけで「アイツは話が上手い」と印象付けることができます。
結論を話すと評価が高くなるのです。
結論の話し方としては下記のようなイメージです。
- 取引先A社と商談開始の承認を頂きたく
- 商品Bの生産個数は1000個でいいでしょうか
- マーケティング戦略のドラフトを作成したので見て下さい
- 部内のパワハラで悩みがあります
- 社長からのことづてを報告したく
- ご参考まで、課長会議の要点共有です
- 今回ブレストです
ポイントは、何も決めるものが無い場合でもそのことを伝えることです。
共有、報告、ブレストなど、色々な形式があります。
②全体像を説明しない
全体像を説明しない人がいますが、これもNGです。
結論の次に話すべきことは全体像です。具体的には「前提」や「背景」「経緯」です。
なぜ全体像を話さないといけないかというと2つあります。
- 全体像が分からないと判断できない
- 全体像を理解している人は少ない
普通、全体像が分からないと判断できません。
「商品Bを1000個生産していいですか？」と聞かれても、そもそも商品Bを作ることになった背景や、商談状況などが分からないと他の要素がOKでもヌケモレをチェックできないからです。
たまに最悪なケースとして、今まで1回も全体像を説明したことない上司に対して「取引先Cと契約しちゃっていいッスか？」等と突然切り出す人がいます。これは怒られるケースです。
全体像を把握していないと上司が不安になります。まずは不安を取り除きましょう。
次に、「全体像を理解している人は少ない」です。
もっと言えば、全体像を正確に把握しているのは担当者である「あなた」だけです。上司ですらわかっていない可能性があります。
なので、全体像を説明する場合は、小学生でもわかるように、簡単に、簡潔に説明しましょう。長ったらしく全体説明するのは逆効果です。
③相手に伝わりにくい言葉で説明する
自分だけが分かる言葉で話すのもダメです。
相手に合わせて言葉を選ぶ必要があります。
結構、デキると言われている人や、年齢が上の人ほど、このNGをやってしまう傾向にあります。
理由は2点あります。
- そもそも伝わらないから
- カッコつけてるように聞こえるから
まず、オシャレに話すことを目的にしてはいけません。
「SKUのリマインドもVCとエグゼクティブのコミットメントも完了しているため、PJのローンチのディレクションを下さい」
あなたが上司なら、こう言われてOKしますか？しませんよね？
そもそも伝わりにくいようは話し方はダメだということです。特に略語ばかりはだめです。
もう一つの理由が、カッコつけてるように聞えるからです。
「こいつは俺に理解させる気があるのか？というか、俺をバカにしているのか？」
そう思われてしまうのです。
要するに、カッコつけて話せば話すほど、評価が悪くなるのです。
プライドが高いことはいいと思います。
ですが、本来の目的は伝えることなのに、オシャレに話すこと、かっこつけて話すこと、上から目線で話すこと、が目的に擦り替わってはいけません。
④事実と解釈がごちゃ混ぜ
事実と解釈をごちゃごちゃだと「伝わりにくく」なります。
「事実」なのか「自分の意見や理解」なのかをハッキリさせましょう。
理由は、上司が判断材料にしにくくなるからです。
事実であれば、それを元に上司が意見を考えられます。
また、部下の意見であれば、それを参考に上司がその方向性を操作できます。
しかし、事実なのか意見なのかが曖昧だと、根拠にすべきものなのか、参考情報なのかが分かりません。
特に、責任問題に関わる事案であればなおさら「事実」が重要視されます。
事実が重要になるケースと、意見が重要になるケースの2つあるわけです。
基本的には「事実として、部長から社長提言の推奨がありました」「私の意見としては、社長に提言すべきです」なのかはっきりさせておきましょう。
⑤別の話に寄り道しがち
別の話に寄り道するのは最悪です。
「そもそも俺が若いときは・・」となりがちな人は話が分かりにくいです。
興味ないし話の本筋でもないことに行きなり飛んでしまうから議論がグチャグチャになります。
特にデキる若者はこういった寄り道を嫌います。
中年のオッサンがこれをやりがちですが、若者でも寄り道話をしがちな人はいます。
寄り道が悪い理由は、時間が長くなることと、嫌われることです。
寄り道すると、30分で終わるミーティングが1時間かかってしまいます。
本当に仕事をしたいなら、そんな余分な時間は無いはずです。
「上司のご機嫌をとる」以外での寄り道はNGだと思っています。
つかえねーオッサンの寄り道話なんか誰も聞きたくありません。
本質と関係ないお局オバサンのいう世間話なんか誰も付き合いたくありません。
上司が話好きで、端的に終わらせると機嫌悪くなって承認してくれない・・・そんな時だけは少しだけ付き合いましょう。ただ、自分から話を寄り道させることは絶対にしないでおきましょう。
話しが長いと嫌われます。
あなたが上司であれば許してもらえるケースもありますが、上司なら部下の時間を無駄に奪うのは自分の業績を下げているのと同義です。即刻やめましょう。
あなたが平社員であるのであれば、寄り道話すると嫌われます。他のメンバーに嫌われると、仕事が上手くいかなかったり、雰囲気が悪くなります。最悪、追い込まれて会社を辞めるケースにも発展してしまいます。やめましょう。
⑥そもそも質問に答えてない
質問には答えましょう。
意外と、質問に答えてない人が多いのが実状です。
「今週の君の営業活動のポイントはなんだっけ？」という課長の質問に対して「製造部とプロジェクトを開始することです！」等とトンチンカンなことを答えない様にしましょう。
本当に、意外と質問の本質を捉えてない人が多いのです。
少し落ち着いて「今、目の前にいるメンバーに伝えておくべきことは何か？」と自分に問いかけましょう。
そうすればほぼ答えが出てくると思います。
戦略的に、あえて「質問に答えずフワッと回答する」という方法もあります。
事実をキッパリ言ってしまうと、カドが立ってしまうケースです。
しかし、話しベタな人はそういった「ぼやかす回答」すると失敗してしまう確率のほうが高いため、素直に回答しましょう。
質問をかわすというのは上級者テクニックです。初心者・中級者が下手にマネしていいものではありません。
オススメ書籍
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